Privacyverklaring

Ties Zorg hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Ties Zorg verwerkt persoonsgegevens conform de AVG, de Jeugdwet en de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz).

Bedrijfsgegevens

• Verwerkingsverantwoordelijke: Ties de Ruiter, handelend onder de naam Ties Zorg
• KvK-nummer: 97887129
• AGB-code: 98108522
• E-mail: info@tieszorg.com
• Telefoon en WhatsApp: +31 6 25 58 55 88
• Website: www.tieszorg.com
• Versie: 1.1, 2026

Inhoudsopgave

• Artikel 1 - Definities
• Artikel 2 - Welke gegevens verwerken wij
• Artikel 3 - Grondslagen voor verwerking
• Artikel 4 - Doeleinden van verwerking
• Artikel 5 - Bijzondere categorieën persoonsgegevens
• Artikel 6 - Met wie delen wij gegevens
• Artikel 7 - Bewaartermijnen
• Artikel 8 - Verwijdering van gegevens
• Artikel 9 - Beveiliging van gegevens
• Artikel 10 - Cookies
• Artikel 11 - Verwerkersovereenkomsten
• Artikel 12 - Datalekken
• Artikel 13 - Rechten van betrokkenen
• Artikel 14 - Klachten
• Artikel 15 - Wijzigingen in deze verklaring

Artikel 1 - Definities

1.1. Ties Zorg: de eenmanszaak van Ties de Ruiter, gevestigd in Gelderland, ingeschreven bij de KvK onder nummer 97887129, hierna ook aangeduid als 'wij' of 'ons'.

1.2. Betrokkene: de natuurlijke persoon van wie Ties Zorg persoonsgegevens verwerkt. Dit omvat cliënten, ouders of wettelijk vertegenwoordigers, opdrachtgevers en websitebezoekers.

1.3. Cliënt: de persoon aan wie de zorgdienst feitelijk wordt verleend.

1.4. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.5. Bijzondere persoonsgegevens: gegevens die extra gevoelig zijn, zoals gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens en gegevens over ras of etnische afkomst.

1.6. Verwerking: elke handeling met persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, gebruiken, delen of vernietigen.

1.7. Verwerkingsverantwoordelijke: Ties Zorg, die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

1.8. Verwerker: een partij die in opdracht van Ties Zorg persoonsgegevens verwerkt, zoals een softwareleverancier.

1.9. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese privacywetgeving die per 25 mei 2018 van kracht is.

1.10. AP: Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Artikel 2 - Welke gegevens verwerken wij

Ties Zorg verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de aard van de dienstverlening:

Van cliënten

• Naam en geboortedatum: voor identificatie en dossiervorming.
• Adresgegevens: voor contact en administratie.
• Telefoonnummer en e-mail: voor communicatie met cliënt en netwerk.
• BSN-nummer: uitsluitend bij indicatieopdrachten waar dit wettelijk vereist is.
• Zorgdossiergegevens: rapportages, voortgangsverslagen en begeleidingsplannen.
• Gezondheidsgegevens: voor zover noodzakelijk voor verantwoorde begeleiding.
• Strafrechtelijke gegevens: uitsluitend indien de cliënt deze zelf heeft gedeeld of indien dit noodzakelijk is voor veilige begeleiding.

Van ouders of wettelijk vertegenwoordigers

• Naam en contactgegevens: voor communicatie en afstemming over de begeleiding.
• Relatie tot cliënt: ter vastlegging van de wettelijke vertegenwoordiging.

Van opdrachtgevers en contactpersonen

• Naam en functie: voor facturatie en communicatie.
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer: voor communicatie over de opdracht.
• Organisatiegegevens: KvK, adres en facturatiegegevens.

Van websitebezoekers

• Naam en e-mailadres: via het contactformulier, uitsluitend indien ingevuld.
• Telefoonnummer: via het contactformulier, indien opgegeven.
• Inhoud van het bericht: zoals ingevuld in het contactformulier.
• IP-adres, browsergegevens en surfgedrag: via functionele, analytische en tracking-cookies, zie artikel 10.

Artikel 3 - Grondslagen voor verwerking

Ties Zorg verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen uit de AVG.

• Uitvoering van de overeenkomst: voor de uitvoering van de zorgdiensten die zijn overeengekomen met de opdrachtgever of cliënt.
• Wettelijke verplichting: op grond van de Jeugdwet, Wkkgz, AVG of andere toepasselijke wet- en regelgeving.
• Toestemming: voor verwerkingen waarvoor geen andere grondslag geldt, vraagt Ties Zorg vooraf uitdrukkelijke toestemming. Dit geldt onder meer voor analytische en tracking-cookies. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.
• Gerechtvaardigd belang: voor administratieve verwerking die noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van Ties Zorg, mits dit belang niet zwaarder weegt dan de belangen van de betrokkene.
• Vitaal belang: in noodsituaties waarbij de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de cliënt of een derde te beschermen.

Artikel 4 - Doeleinden van verwerking

4.1. Ties Zorg verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van de overeengekomen zorgdiensten en begeleiding;
• het opstellen en bijhouden van dagelijkse rapportages en begeleidingsdossiers;
• communicatie met de cliënt, diens ouders of wettelijk vertegenwoordigers en het begeleidingsteam;
• facturatie en financiële administratie;
• naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder de Jeugdwet en de Wkkgz;
• het behandelen van vragen via het contactformulier, e-mail, WhatsApp of telefoon;
• het meten van websitebezoek en het verbeteren van de website;
• het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening.

4.2. Ties Zorg verwerkt geen persoonsgegevens van cliënten voor commerciële doeleinden, profilering of geautomatiseerde besluitvorming. Voor het meten van websitebezoek en het gebruik van tracking-cookies geldt artikel 10.

4.3. Ties Zorg deelt nooit cliëntgegevens op social media of andere openbare kanalen, ook niet in geanonimiseerde vorm indien herleidbaarheid mogelijk is.

Artikel 5 - Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens. Deze verdienen extra bescherming.

5.1. Ties Zorg verwerkt bijzondere persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de zorgdiensten.

5.2. Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt op grond van een wettelijke verplichting of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger.

5.3. Strafrechtelijke gegevens worden uitsluitend verwerkt indien de cliënt deze zelf heeft gedeeld, of indien verwerking noodzakelijk is voor een veilige uitvoering van de begeleiding.

5.4. Ties Zorg treft passende technische en organisatorische maatregelen om bijzondere persoonsgegevens extra te beveiligen, waaronder beperkte toegang en versleutelde opslag.

5.5. BSN-nummers worden uitsluitend verwerkt indien dit wettelijk verplicht is, zoals bij indicatieopdrachten via de gemeente of het zorgkantoor.

Artikel 6 - Met wie delen wij gegevens

6.1. Ties Zorg deelt persoonsgegevens van cliënten uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of indien Ties Zorg daartoe wettelijk verplicht is.

6.2. Ties Zorg deelt gegevens met de volgende categorieën ontvangers:

• Opdrachtgever: de zorginstelling of particulier die de opdracht heeft verstrekt. Rapportages en voortgangsverslagen worden gedeeld conform de afspraken in de opdrachtbevestiging.
• Ketenpartners in de zorg: andere hulpverleners, gemeenten of zorgcoördinatoren, uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de continuïteit van de zorg en met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.
• Wettelijke instanties: Veilig Thuis, de rechter of andere bevoegde instanties, uitsluitend indien Ties Zorg daartoe wettelijk verplicht is of indien de veiligheid van de cliënt of derden dit vereist.
• Verwerkers: partijen die in opdracht van Ties Zorg gegevens verwerken, zoals softwareleveranciers. Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

6.3. Ties Zorg verstrekt nooit persoonsgegevens van cliënten aan bemiddelings- of detacheringsbureaus. Met deze bureaus worden uitsluitend zakelijke gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor de opdrachtuitvoering.

6.4. Gegevens worden nooit verkocht aan derden of gedeeld voor commerciële doeleinden.

6.5. Gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte.

Artikel 7 - Bewaartermijnen

Ties Zorg bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, met inachtneming van wettelijke bewaartermijnen.

• Cliëntdossiers jeugdzorg: 5 jaar na afronding van de begeleiding, conform de Jeugdwet. Indien tevens sprake is van medische gegevens die vallen onder de WGBO, geldt een bewaartermijn van 15 jaar.
• Rapportages en verslagen: gelijk aan de bewaartermijn van het cliëntdossier.
• Financiële administratie: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• E-mail en WhatsApp-communicatie: 2 jaar na het laatste contact, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is.
• Contactformulier-inzendingen: 6 maanden na afhandeling van de vraag of opdracht.
• Gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij toestemming is gegeven voor langere bewaring.

Artikel 8 - Verwijdering van gegevens

8.1. Ties Zorg hanteert een actief verwijderingsproces om te waarborgen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan de toepasselijke bewaartermijn.

8.2. Ties Zorg controleert jaarlijks welke gegevens de bewaartermijn hebben overschreden en verwijdert deze op veilige en aantoonbare wijze.

8.3. Digitale gegevens worden permanent en onherstelbaar verwijderd uit alle systemen en back-ups.

8.4. Op verzoek van een betrokkene verwijdert Ties Zorg persoonsgegevens eerder dan de bewaartermijn, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.

8.5. Ties Zorg legt verwijderingen vast in een verwerkingsregister, zodat aantoonbaar is dat gegevens conform de bewaartermijnen zijn vernietigd.

Artikel 9 - Beveiliging van gegevens

9.1. Ties Zorg treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

9.2. De beveiligingsmaatregelen van Ties Zorg omvatten onder meer:

• het gebruik van beveiligde en versleutelde digitale systemen voor opslag van cliëntgegevens;
• wachtwoordbeveiliging en twee-factor-authenticatie waar mogelijk;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens, uitsluitend voor Ties de Ruiter zelf;
• versleutelde communicatie via beveiligde e-mail en zorgdossier-software;
• geen opslag van cliëntgegevens op onbeveiligde apparaten of openbare cloudopslag.

9.3. WhatsApp wordt uitsluitend gebruikt voor communicatie over algemene zaken en logistiek. Vertrouwelijke cliëntgegevens worden nooit via WhatsApp gedeeld.

9.4. Ties Zorg evalueert de beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze aan indien nieuwe risico's of technologische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Artikel 10 - Cookies

10.1. De website www.tieszorg.com maakt gebruik van functionele cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor een goede werking van de website en vereisen geen toestemming van de bezoeker.

10.2. Functionele cookies worden gebruikt voor:

• het onthouden van sessie-instellingen van de bezoeker;
• het correct laten functioneren van het contactformulier;
• het beveiligen van de website tegen misbruik.

10.3. De website maakt daarnaast gebruik van analytische cookies en tracking-cookies. Met analytische cookies meten wij hoe de website wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina's worden bekeken en hoe bezoekers op de site komen, zodat wij de website kunnen verbeteren. Tracking-cookies volgen het gedrag van bezoekers en kunnen worden gebruikt om advertenties en social media-inhoud af te stemmen op de belangstelling van de bezoeker.

10.4. Voor analytische en tracking-cookies vraagt Ties Zorg bij het eerste bezoek om toestemming. Geeft u geen toestemming, dan worden alleen functionele cookies geplaatst. U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of uw toestemming intrekken.

10.5. Voor meer informatie over cookies en hoe u deze verwijdert, verwijzen wij naar de helpfunctie van uw browser.

Artikel 11 - Verwerkersovereenkomsten

11.1. Ties Zorg maakt gebruik van externe partijen die in opdracht van Ties Zorg persoonsgegevens verwerken, zoals softwareleveranciers voor e-mail en digitale opslag.

11.2. Met alle verwerkers sluit Ties Zorg een verwerkersovereenkomst af, waarin is vastgelegd dat de verwerker de gegevens uitsluitend verwerkt conform de instructies van Ties Zorg en passende beveiligingsmaatregelen treft.

11.3. Ties Zorg maakt gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

• e-mailprovider voor zakelijke communicatie;
• software voor digitale opslag van rapportages en communicatie;
• websiteplatform voor het hosten van www.tieszorg.com en het verwerken van contactformulieren;
• een analytics-dienst voor het meten van websitebezoek en het plaatsen van analytische en tracking-cookies.

11.4. Ties Zorg zorgt ervoor dat met alle relevante verwerkers een verwerkersovereenkomst is gesloten conform de vereisten van de AVG. ZZP Nederland stelt hiervoor standaardovereenkomsten beschikbaar voor leden.

11.5. Verwerkers mogen persoonsgegevens van cliënten van Ties Zorg nooit voor eigen doeleinden gebruiken of aan derden verstrekken.

Artikel 12 - Datalekken

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gestolen of onbedoeld worden gedeeld met onbevoegde personen.

12.1. Ties Zorg hanteert het volgende protocol bij een (vermoedelijk) datalek:

1. Direct: datalek signaleren en beperken. Toegang blokkeren indien mogelijk.
2. Binnen 24 uur: beoordelen of het datalek meldingsplichtig is bij de AP. Betrokkenen informeren indien sprake is van een hoog risico.
3. Binnen 72 uur: datalek melden bij de AP via autoriteitpersoonsgegevens.nl, indien meldingsplichtig.
4. Na afhandeling: datalek documenteren in het interne datalekregister. Oorzaak analyseren en maatregelen treffen.

12.2. Ties Zorg houdt een intern register bij van alle (vermoedelijke) datalekken, ook indien deze niet meldingsplichtig zijn.

12.3. Betrokkenen worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd indien een datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden inhoudt.

Artikel 13 - Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen door contact op te nemen via info@tieszorg.com.

• Recht op inzage: u heeft het recht te weten welke persoonsgegevens Ties Zorg van u verwerkt en voor welk doel.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u heeft het recht uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.
• Recht op beperking: u heeft het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in bepaalde situaties.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het recht uw persoonsgegevens in een gangbaar formaat te ontvangen, zodat u ze kunt overdragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, in het bijzonder bij verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.

13.1. Ties Zorg reageert op verzoeken binnen 4 weken na ontvangst. Indien meer tijd nodig is, wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd.

13.2. Ties Zorg vraagt u bij een verzoek uw identiteit te verifiëren om te voorkomen dat gegevens worden verstrekt aan een onbevoegde derde.

13.3. Verzoeken kunnen worden ingediend via info@tieszorg.com of schriftelijk naar het adres van Ties Zorg.

Artikel 14 - Klachten

14.1. Indien u een klacht heeft over de wijze waarop Ties Zorg uw persoonsgegevens verwerkt, verzoeken wij u eerst contact op te nemen via info@tieszorg.com. Ties Zorg streeft ernaar de klacht binnen 10 werkdagen te behandelen.

14.2. Indien u niet tevreden bent met de afhandeling van uw klacht, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14.3. U kunt ook een klacht indienen bij de geschilleninstantie verbonden aan ZZP Nederland, waarbij Ties Zorg is aangesloten.

Artikel 15 - Wijzigingen in deze verklaring

15.1. Ties Zorg behoudt het recht deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via www.tieszorg.com.

15.2. Indien wijzigingen van materieel belang zijn voor betrokkenen, worden zij hierover schriftelijk geïnformeerd.

15.3. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in 2026.

Ties Zorg - Ties de Ruiter · KvK 97887129 · AGB 98108522 · info@tieszorg.com · +31 6 25 58 55 88 · www.tieszorg.com · Versie 1.1, 2026 · Aangesloten bij ZZP Nederland.